nawigacja 

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 

budżet Działalnść lobbingowa Dziennik Urzędowy fundusze strukturalne kierownictwo kontakt leki majątek Minister Zdrowia MZ Narodowy Fundusz Zdrowia NFZ ogłoszenia Podsekretarz Stanu praca Program prac legislacyjnych projekt przetarg recepta refundacja refundowane regulamin rozporządzenie Sekretarz Stanu statut Świadczenia gwarantowane Świadczenia wysokospecjalistyczne zamówienia publiczne zdrowie

   Tryb przyjmowania i załatwiania spraw 
 

Załącznik Nr 1 do zarządzenia dnia 30 kwietnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Zdrowia



Załącznik Nr 1 do zarządzenia z dnia 30 kwietnia 2004 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej
i jednolitego rzeczowego wykazu akt
w Ministerstwie Zdrowia


Instrukcja kancelaryjna
(fragment)


VIII. Załatwianie spraw

§ 30.

1. Sprawy wymagające terminowego załatwienia przez poszczególnych referentów, nadesłane przez inne jednostki lub komórki organizacyjne, wymagające odpowiedzi lub wyjaśnień dotyczących załatwionych w komórce spraw, jak również sprawy wymagające wznowienia w określonym terminie, należy ewidencjonować w poszczególnych komórkach organizacyjnych w odpowiednich terminarzach.

2. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwienia spraw należy do obowiązków sekretariatów.

3. W sprawach ważnych i terminowych sekretariaty prowadzą terminarz, w którym zapisują wyznaczony termin załatwienia sprawy oraz osobę wyznaczoną do jej załatwienia.

4. Sekretariaty zobowiązane są informować dyrektora komórki organizacyjnej, o każdej zwłoce w załatwieniu spraw terminowych.

5. W przypadku niezałatwienia sprawy w wyznaczonym terminie obowiązkiem oczekującej na załatwienie komórki organizacyjnej (referenta) jest przeprowadzenie odpowiedniej interwencji w jednostce lub komórce organizacyjnej, która nie załatwiła przedmiotowej sprawy w wyznaczonym terminie.


§ 31.

1. Załatwienie spraw może mieć charakter ustny lub pisemny.

2. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
1) odręczną;
2) korespondencyjną;
3) inną (w szczególności przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
3. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

4. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę na blankiecie korespondencyjnym.

5. Wzór blankietu korespondencyjnego stanowi załącznik nr 6.

§ 32.

1. Załatwienie sprawy może być:
1) tymczasowe, gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;
2) ostateczne, gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia sprawy oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu „odr.”. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak „Oz”, który oznacza „ostatecznie załatwione”.

§ 33.

Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

§ 34.

Przy sporządzeniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

§ 35.

1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

2. Referent opracowujący odpowiedź przedkłada projekt pisma do parafowania bezpośredniemu przełożonemu lub do podpisu wraz z aktami sprawy. Pismo parafują, akceptując jego treść, kolejni przełożeni w hierarchii. Jeżeli przełożony wprowadza poprawki do przedłożonego pisma, jest ono ponownie kierowane do referenta, a po naniesieniu poprawek ponownie jest ono przedstawiane do parafy lub podpisu.

3. Po podpisaniu projektu pisma referent dołącza do niego załączniki i przekazuje do sekretariatu w celu wysyłki do adresata. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub, gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce.

4. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z adnotacją o wysyłce.

§ 36.

1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1) nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową;
2) znak sprawy;
3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy;
4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną;
5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem;
6) treść pisma;
7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).
2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
1) czytelny podpis referenta oraz datę sporządzenia pisma - z lewej strony pod treścią pisma;
2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.
3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:
1) nad adresem z prawej strony, wskazówki dotyczące sposobu wysłania czystopisu: „polecony”, „ekspres”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”, „pilne”;
2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (zał.....) lub wymienienia się je z podaniem liczby porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika ( zał. nr ...do pisma znak...);
3) adresy instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „Do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma;
4) pod treścią pisma z lewej strony, termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia......). Dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy. Po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy, decyduje się o wysłaniu ponaglenia lub przesunięcia terminu i fakt ten odnotowuje się w aktach sprawy;
5) ewentualne wskazówki dla sekretariatu.
4. Przy załatwieniu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.


Pełny tekst zarządzenia z dnia 30 kwietnia 2004 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Zdrowia




Wersja do drukuPowrót


Data publikacji:
       2003-06-28
Opublikowany przez: Arkadiusz Wieczorek
Data ostatniej zmiany:
       2004-08-23
Ostatnio zmieniony przez:
       Małgorzata Woźniak-Juhre

Pokaż rejestr zmian


Schowaj rejestr zmian
Data modyfikacji Modyfikowany przez Akcja
2004-08-23Małgorzata Woźniak-Juhre 

Statystyka strony: 11389 wizyt

 
 

Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej jest udostępniania na wniosek.

Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.

Biuletyn Informacji Publicznej
 
2001-2018 © by Ministerstwo Zdrowia.