nawigacja 

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
 

budżet Działalnść lobbingowa Dziennik Urzędowy fundusze strukturalne kierownictwo kontakt leki majątek Minister Zdrowia MZ Narodowy Fundusz Zdrowia NFZ ogłoszenia Podsekretarz Stanu praca Program prac legislacyjnych projekt przetarg recepta refundacja refundowane regulamin rozporządzenie Sekretarz Stanu statut Świadczenia gwarantowane Świadczenia wysokospecjalistyczne zamówienia publiczne zdrowie

   Tryb przyjmowania i załatwiania spraw 
 

Instrukcja kancelaryjna



Spis treści:


Rozdział I Przepisy ogólne.

Rozdział II System kancelaryjny, rzeczowy wykaz akt, podział dokumentacji na kategorie archiwalne .

Rozdział III Czynności kancelaryjne i obieg dokumentacji .

Rozdział IV Rejestracja i dekretowanie korespondencji .

Rozdział V Ewidencjonowanie spraw i zakładanie teczek .

Rozdział VI Rejestrowanie i zakładanie teczek .

Rozdział VII Załatwianie spraw .

Rozdział VIII Podpisywanie pism .

Rozdział IX Wysyłanie korespondencji .

Rozdział X Przekazywanie akt do archiwum zakładowego .

Rozdział XI Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych .

Rozdział XII Postępowanie z aktami zastrzeżonymi.

Rozdział XIII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych .

Rozdział XIV Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej .




Rozdział I
Przepisy ogólne


§ 1.

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Ministerstwie Zdrowia, oraz postępowanie z dokumentacją jawną i niejawną, oznaczoną klauzulą „ zastrzeżone” od chwili wpływu lub powstania w komórce organizacyjnej do momentu przekazania jej do archiwum zakładowego.
2. Postępowanie z dokumentacją niejawną oznaczoną klauzulą „ściśle tajne” i „tajne” oraz „poufne” regulują przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.1))

§ 2.

Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:


1) akta sprawy – całą dokumentację (w szczególności pisma, dokumenty, faksy, notatki, formularze, plany, kserokopie, rysunki) zawierające informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;
2) aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy;
3) czynności kancelaryjne - całość przedsięwzięć związanych z otrzymywaniem i wysyłaniem korespondencji oraz z segregacją, przechowywaniem i kierowaniem do archiwum;
4) Kancelaria – wydział lub stanowisko pracy, do obowiązków którego należą, w szczególności czynności kancelaryjne: przyjmowane wpływów, przekazywanie ich poszczególnym komórkom organizacyjnym i referentom, ekspedycja przesyłek;
5) korespondencja – każde pismo wpływające do urzędu lub wysłane przez urząd;
6) komórka merytoryczna – właściwa komórka organizacyjna, do zadań, której zgodnie z regulaminem organizacyjnym urzędu, należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawy;
7) nośnik informatyczny - dyskietka, taśma magnetyczna lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma;
8) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma;
9) pieczęć urzędowa – pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku, lub stemple oraz ich wizerunki na nośniku elektronicznym m.in. nagłówkowe, imienne, do podpisu;
10) przesyłka – pismo, dokument, paczka otrzymana lub wysyłana za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego, a także otrzymany lub nadawany telegram;
11) punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych, związanych z jej załatwieniem;
12) referent – pracownik, załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwienia;
13) rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny;
14) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających do komórki organizacyjnej lub w niej powstałych, stosowany do rejestracji spraw w obrębie grup rzeczowych;
15) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych;

16) teczka spraw – teczka związana, skoroszyt, segregator, służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt sprawy ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;
17) Urząd – Ministerstwo Zdrowia;
18) wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt;
19) załącznik – każda luźna kartka papieru kilka arkuszy zawierających treść odnoszącą się do pisma, dołączonych do pisma przewodniego;
20) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw;
21) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw oraz numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw.



Rozdział II
System kancelaryjny, rzeczowy wykaz akt, podział dokumentacji na kategorie archiwalne



§ 3.

1. W Urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
2. W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw ( nie rejestruje się poszczególnych pism dotyczących tych spraw) w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej, zakładanej zgodnie z rzeczowym wykazem akt.

§ 4.

1. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on całość dokumentacji wytworzonej w wyniku działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach, symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten stanowi podstawę do zarejestrowania, klasyfikowania, łączenia i ustalania kategorii archiwalnej dokumentacji powstającej i gromadzonej w urzędzie.
2. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu, sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonych symbolami od 0 do 9.
3. W ramach klas pierwszego rzędu wprowadza się podział na klasy bardziej szczegółowe:
1) drugiego rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi;
2) trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi;
3) czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi
- i podział na klasy dalszych rzędów.
4. Budowa rzeczowego wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej urzędu w skutek tego, akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe, stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej.
5. Komórki organizacyjne powinny sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.
6. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.
7. Kierownicy komórek organizacyjnych mogą rozbudowywać końcowe klasy III i dalszych urzędów w wykazie akt na klasy bardziej szczegółowe, nie zmieniając oznaczenia kategorii archiwalnej i okresu przechowywania ustalonego w rozbudowywanej klasie wykazu.
8. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu klasy I i II rzędu lub wprowadzeniu nowych symboli i haseł w tych klasach mogą być wprowadzone za zgodą Ministra, po uzgodnieniu z Archiwum Akt Nowych.

§ 5.

1. Dokumentacja, wytworzona i gromadzona w komórkach organizacyjnych urzędu, dzieli się pod względem wartości archiwalnej na dwie kategorie:
1) dokumentację, stanowiącą materiały archiwalne, mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego, zwaną dalej „materiałami archiwalnymi”;
2) dokumentację, posiadającą czasową wartość praktyczną, zwaną dalej „dokumentacją niearchiwalną”.
2. Dla oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu „A”. Materiały tej kategorii archiwum zakładowe urzędu przekazuje do Archiwum Akt Nowych, po upływie 25 lat od momentu ich wytworzenia.
3. Dokumentację niearchiwalną oznacza się symbolem „B”, a ze względu na okresy przechowywania, oznacza się w następujący sposób:
1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich, oznacza się rodzaj dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, podlegający brakowaniu po upływie obowiązującego okresu przechowywania, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia z Archiwum Akt Nowych. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego, po ostatecznym załatwieniu sprawy;
2) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich określających termin przechowywania akt, oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania w archiwum zakładowym podlega ekspertyzie, którą przeprowadza Archiwum Akt Nowych, dla ewentualnego dokonania zmiany kategorii archiwalnej tej dokumentacji;
3) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację manipulacyjną, mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Jest ona brakowana, po pełnym jej wykorzystaniu, brakowana w komórce organizacyjnej, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z pracownikiem prowadzącym archiwum zakładowe.
4. Rzeczowy wykaz akt określa wartość archiwalną dokumentacji urzędu w zależności od tego, czy została ona wytworzona w komórce macierzystej czy też w innych komórkach.

Rozdział III
Czynności kancelaryjne i obieg dokumentacji


§ 6.

1. Obieg pism winien być szybki, pisma powinny przechodzić przez niezbędne punkty zatrzymania tylko jeden raz.
2. Obieg akt w Urzędzie odbywa się bez pokwitowania, z wyjątkiem przesyłek wartościowych oraz przesyłek, których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

§ 7.

1. Czynności kancelaryjne wykonywane są przez :
1) Kancelarię;
2) sekretariaty;
3) kierownictwo urzędu;
4) dyrektorów i kierowników komórek organizacyjnych;
5) referentów.
2. Do czynności kancelaryjnych Kancelarii należy w szczególności:
1) odbieranie korespondencji z urzędów pocztowych;
2) przyjmowanie wpływów, sprawdzanie ich, opatrywanie pieczątką wpływu oraz segregacja;
3) ewidencjonowanie korespondencji w kontrolce wpływu;
4) dystrybucja korespondencji do właściwych komórek organizacyjnych;
5) przyjmowanie korespondencji wychodzącej i jej ekspedycja.
3. Do czynności kancelaryjnych sekretariatów należy w szczególności:
1) przyjmowanie wpływów z kancelarii i ich ewidencjonowanie;
2) przedkładanie przełożonym korespondencji do wglądu i dekretacji - w zależności od ustalonego przez przełożonego trybu, sekretariat przedkłada do wglądu całą korespondencję bądź tylko pisma przez niego zastrzeżone;
3) rejestrowanie w spisach spraw, nadawanie znaku sprawy, zakładanie teczek aktowych oraz przechowywanie akt spraw załatwianych bezpośrednio przez przełożonych;
4) przekazywanie korespondencji, zgodnie z dekretacją, do kierowników komórek organizacyjnych lub referentów;
5) przyjmowanie i wysyłanie faksów;
6) przekazywanie korespondencji wychodzącej do Kancelarii, celem ekspedycji;
7) przygotowywanie i przekazywanie przechowywanej dokumentacji do archiwum zakładowego urzędu.
4. Do czynności kancelaryjnych kierownictwa urzędu należy w szczególności:
1) dekretacja korespondencji do załatwienia przez komórki organizacyjne lub referentów spraw; umieszczanie, obok stempla z datą wpływu, dyspozycji dotyczących sposobu i terminu załatwienia sprawy oraz daty dekretacji i skrótu podpisu;
2) podpisywanie korespondencji.
5. Do czynności kancelaryjnych kierowników komórek organizacyjnych należy w szczególności:
1) dekretacja korespondencji na referentów spraw, jak w ust. 4 pkt 1;
2) podpisywanie pism zgodnie z upoważnieniem;
3) zatwierdzanie do przekazania do archiwum teczek aktowych.
6. Do typowych czynności kancelaryjnych referentów spraw należy w szczególności :
1) rejestrowanie spraw w spisach spraw i nadawanie znaku sprawy;
2) zakładanie, zgodnie z wykazem akt, teczek aktowych dla spraw i przechowywanie akt spraw załatwionych;
3) załatwianie spraw merytorycznie, zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;
4) przygotowanie projektów pism i przedstawianie ich do akceptacji przełożonym;
5) sporządzanie czystopisów i przekazywanie ich do podpisu osobom upoważnionym;
6) przekazywanie podpisanych czystopisów do sekretariatów celem wysłania;
7) przygotowywanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do archiwum zakładowego.



Rozdział IV
Odbiór przesyłek, otwieranie i sprawdzanie wpływów


§ 8.

Przesyłki przyjmuje Kancelaria, ewidencjonując je w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z zakresem czynności służbowych.

§ 9.

Przejmując przesyłki, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, kancelaria sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

§ 10.

1. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki skierowane do urzędu, z wyjątkiem:
1) stanowiących dokumentację niejawną, które przekazuje do Kancelarii Tajnej;
2) pieniężnych i wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem;
3) z adnotacją „do rąk własnych”;
4) adresowanych imiennie, które przekazują adresatom;
5) z adnotacją „ za zwrotnym potwierdzeniem odbioru”.
2. Ujawnione w przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe (pieniądze, znaczki skarbowe) po komisyjnym ustaleniu ich wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje się pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.

§ 11.

1. Po otwarciu koperty i wyjęciu zawartości przesyłki sprawdza się czy:
1) nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
2) do pisma dołączona jest podana w nim ilość załączników;
3) w kopertach zbiorczych znajdują się wszystkie pisma, których znaki umieszczone zostały na kopercie.
2. Koperty pozostawia się, w szczególności w następujących sprawach:
1) decyzji administracyjnych, postanowień, odwołań;
2) sądowych;
3) odpowiedzi na ogłoszenia o wolnych stanowiskach pracy w Biuletynie Służby Cywilnej;
4) skarg, wniosków i krytyki prasowej;
5) w których brak nadawcy lub daty pisma;
6) mylnie skierowanych;
7) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;
8) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością;
9) innych dokumentów, w których data nadania jest istotna.
3. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

§ 12.

Potwierdzenie otrzymania pisma Kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

§ 13.

Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata), zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

§ 14.

1. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji, umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony ( na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.
2. Wzór pieczęci wpływu do kancelarii stanowi załącznik nr 1.

§ 15.

Rozdziału pism na poszczególne komórki organizacyjne dokonuje kancelaria zgodnie z zakresem działania poszczególnych komórek organizacyjnych.

§ 16.

Zaewidencjonowane pisma kancelaria przekazuje za pokwitowaniem do właściwych sekretariatów komórek organizacyjnych.

§ 17.

1.W przypadku korespondencji wpływającej do Kancelarii faxem, wydruk faxu, po umieszczeniu pieczątki wpływu określającej datę otrzymania, jest przekazany do komórki organizacyjnej w celu jego rejestracji.
2. W przypadku, gdy w ślad za faxem, nadesłane zostanie pismo, jest ono rejestrowane pod tym samym numerem, co pismo przekazane faxem z dopiskiem - oryginał.


Rozdział V
Ewidencjonowanie spraw i zakładanie teczek


§ 18.

1. Pracownik sekretariatu przyjmuje oraz ewidencjonuje korespondencję w dzienniku korespondencji lub rejestrze elektronicznym, przystawia pieczęć wpływu do komórki organizacyjnej, a następnie niezwłocznie przekazuje otrzymaną korespondencję dyrektorowi komórki organizacyjnej.
2. Wzór dziennika korespondencji stanowi załącznik nr 2.
3. Wzór pieczęci wpływu stanowi załącznik nr 3.

§ 19.

Przeglądanie, rozdzielanie i doręczanie korespondencji referentom powinno być traktowane jako czynność pilna.

§ 20.

Dyrektor komórki organizacyjnej, dokonując przeglądu korespondencji wyznacza referentów do załatwienia poszczególnych spraw.

§ 21.

1. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia, umieszcza się dyspozycje dotyczące, w szczególności:
1) sposobu załatwienia sprawy;
2) terminu załatwienia sprawy;
3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania projektu pisma.
2. Pisma zadekretowane, po odnotowaniu w ewidencji korespondencji, przekazywane są zgodnie z zawartymi w dekretacji wytycznymi wszystkim adresatom. Pierwszemu adresatowi przekazuje się oryginał, a pozostałym kopie pisma i załączników, chyba, że dyspozycja zawarta w dekretacji jest inna.
3. Komórka organizacyjna, do której mylnie skierowano pismo należące do zakresu działania innej komórki organizacyjnej, przekazuje je niezwłocznie według właściwości.



Rozdział VI Rejestrowanie spraw i zakładanie teczek


§ 22.

1. Dla każdej, końcowej klasy rzeczowego wykazu akt, referent zakłada spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową. Wszystkie pisma dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
2. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie, z zastrzeżeniem ust 3.
3. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
4. Każda teczka powinna zawierać na okładce następujące oznaczenia:
1) na środku u góry strony - „Ministerstwo Zdrowia” i nazwa komórki organizacyjnej;
2) z lewej strony teczki - znak akt złożony z symboli komórki organizacyjnej i symbolu hasła według wykazu akt;
3) z prawej strony teczki - kategorie archiwalne, a w przypadku kategorii „B” również okres ich przechowywania;
4) na środku teczki - tytuł akt ( hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj dokumentacji w teczce);
5) pod tytułem - daty skrajne (to jest daty założenia pierwszej i ostatniej sprawy) i ewentualnie numer tomu (jeżeli teczka podzielona jest na tomy).
5. Wzór opisu teczki stanowi załącznik nr 4.

§ 23.

1. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.
2. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku.

§ 24.

Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

§ 25.

1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.
3. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
4. Wzór formularza spisu spraw stanowi załącznik nr 5.
5. Referent, po otrzymaniu pisma, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia, rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

§ 26.

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje ten sam znak.
2. Znak sprawy zawiera:
1) symbol literowy urzędu;
2) symbol literowy komórki organizacyjnej;
3) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt;
4) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw;
5) symbol literowy referenta;
6) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np.: MZ-BG-O-010-15/JK/04, gdzie:
1) „MZ”- oznacza Ministerstwo Zdrowia;
2) „BG-O” - oznacza Biuro Dyrektora Generalnego, Wydział Organizacji i Kontroli Wewnętrznej;
3) „010” - oznacza podstawy prawne działania Ministerstwa Zdrowia;
4) "15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, pod która sprawa została zarejestrowana;
5) „JK” – oznacza inicjały referenta, odpowiedzialnego za przygotowanie projektu pisma;
6) „04” - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
4. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
5. W razie konieczności wznowienia sprawy z Urzędu, bądź w momencie wpływu nowego pisma z zewnątrz, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "przeniesiono do teczki znak...".

§ 27.

1. Nie podlegają rejestracji:
1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty);
2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;
3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
2. Pisma wymienione w ust. 1, należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

§ 28.

1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w § 21, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym w formie elektronicznej.
2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol, określony w wykazie akt.
3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje Dyrektor Generalny Urzędu.
4. Rejestry prowadzą referenci.
5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.
6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat, zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.

§ 29.

1. W Urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
1) rejestr skarg i wniosków;
2) rejestr aktów prawnych Ministra Zdrowia;
3) rejestr aktów prawnych Dyrektora Generalnego;
4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw;
5) rejestr prowadzonych spraw sądowych.
2. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych, o których mowa w ust. 1, dozwolone jest za zgodą Dyrektora Generalnego Urzędu.


Rozdział VII
Załatwianie spraw


§ 30.

1. Sprawy wymagające terminowego załatwienia przez poszczególnych referentów, nadesłane przez inne jednostki lub komórki organizacyjne, wymagające odpowiedzi lub wyjaśnień dotyczących załatwionych w komórce spraw, jak również sprawy wymagające wznowienia w określonym terminie, należy ewidencjonować w poszczególnych komórkach organizacyjnych w odpowiednich terminarzach.
2. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwienia spraw należy do obowiązków sekretariatów.
3. W sprawach ważnych i terminowych sekretariaty prowadzą terminarz, w którym zapisują wyznaczony termin załatwienia sprawy oraz osobę wyznaczoną do jej załatwienia.
4. Sekretariaty zobowiązane są informować dyrektora komórki organizacyjnej, o każdej zwłoce w załatwieniu spraw terminowych.
5. W przypadku niezałatwienia sprawy w wyznaczonym terminie obowiązkiem oczekującej na załatwienie komórki organizacyjnej (referenta) jest przeprowadzenie odpowiedniej interwencji w jednostce lub komórce organizacyjnej, która nie załatwiła przedmiotowej sprawy w wyznaczonym terminie.

§ 31.

1. Załatwienie spraw może mieć charakter ustny lub pisemny.
2. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
1) odręczną;
2) korespondencyjną;
3) inną (w szczególności przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
3. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
4. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę na blankiecie korespondencyjnym.
5. Wzór blankietu korespondencyjnego stanowi załącznik nr 6.

§ 32.

1. Załatwienie sprawy może być:
1) tymczasowe, gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego;
2) ostateczne, gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia sprawy oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu „odr.”. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak „Oz”, który oznacza „ostatecznie załatwione”.

§ 33.

Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

§ 34.

Przy sporządzeniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

§ 35.

1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
2. Referent opracowujący odpowiedź przedkłada projekt pisma do parafowania bezpośredniemu przełożonemu lub do podpisu wraz z aktami sprawy. Pismo parafują, akceptując jego treść, kolejni przełożeni w hierarchii. Jeżeli przełożony wprowadza poprawki do przedłożonego pisma, jest ono ponownie kierowane do referenta, a po naniesieniu poprawek ponownie jest ono przedstawiane do parafy lub podpisu.
3. Po podpisaniu projektu pisma referent dołącza do niego załączniki i przekazuje do sekretariatu w celu wysyłki do adresata. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub, gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce.
4. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z adnotacją o wysyłce.

§ 36.

1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1) nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową;
2) znak sprawy;
3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy;
4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną;
5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem;
6) treść pisma;
7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).
2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
1) czytelny podpis referenta oraz datę sporządzenia pisma - z lewej strony pod treścią pisma;
2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.
3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:
1) nad adresem z prawej strony, wskazówki dotyczące sposobu wysłania czystopisu: „polecony”, „ekspres”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”, „pilne”;
2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (zał.....) lub wymienienia się je z podaniem liczby porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika ( zał. nr ...do pisma znak...);
3) adresy instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „Do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma;
4) pod treścią pisma z lewej strony, termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia......). Dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy. Po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy, decyduje się o wysłaniu ponaglenia lub przesunięcia terminu i fakt ten odnotowuje się w aktach sprawy;
5) ewentualne wskazówki dla sekretariatu.
4. Przy załatwieniu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.


Rozdział VIII
Podpisywanie pism


§ 37.

Uprawnienia poszczególnych osób do podpisywania określonych rodzajów korespondencji określone są w regulaminie organizacyjnym.

§ 38.

1. Pisma przedkłada się podpisującemu do podpisu w teczce „do podpisu” w sposób i terminach przez niego ustalonych.
2. Podpisujący pismo uzupełnia na jego oryginale i kopiach datę oraz zamieszcza swój podpis w obrębie pieczątki imiennej określającej tytuł służbowy oraz imię i nazwisko – w prawej części pod treścią pisma. Na oryginale należy składać pełny podpis, natomiast na kopiach przeznaczonych do akt może być stosowana parafa.
3. Podpis powinien znajdować się pod tytułem służbowym osoby aprobującej. Gdy podpisujący pismo działa w zastępstwie aprobującego, zamieszcza pod stanowiskiem aprobującego znak „w.z.” (w zastępstwie), jeśli podpisujący podpisuje na podstawie upoważnienia do podpisywania określonego pisma, stawia przed stanowiskiem aprobującego znak „z up.” ( z upoważnienia), gdy natomiast pismo podpisuje pełniący obowiązki aprobującego stawia się przed stanowiskiem aprobującego znak „p.o.” (pełniący obowiązki).
4. Pod imieniem i nazwiskiem podpisującego w zastępstwie i z upoważnienia aprobującego zamieszcza się tytuł służbowy podpisującego.

§ 39.

1. Podpis odręczny można zastąpić „facsimile”, gdy aprobujący ma podpisać większą liczbę pism tej samej treści.
2. Użycie „facsimile” wymaga pozostawienia w aktach jednego egzemplarza pisma własnoręcznie podpisanego.
3. „Facsimile” nie można stosować na dokumentach urzędowych, w szczególności decyzjach, postanowieniach, umowach cywilnoprawnych.



Rozdział IX
Wysyłanie korespondencji


§ 40.

1. Korespondencja może być przekazana odbiorcy w postaci pisma wysłanego:
1) przesyłką listową;
2) faksem;
3) na nośniku informatycznym (wysłanym przesyłką pocztową);
4) pocztą elektroniczną.
2 Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, do rąk własnych). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
4. Pisma wysyła się w dniu ich podpisania.
5. Listy bardzo pilne dostarcza się przy pomocy firm kurierskich, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwej komórki organizacyjnej.

§ 41.

1. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowują sekretariaty komórek organizacyjnych, które sprawdzają czy pismo jest podpisane, opatrzone znakiem akt sprawy, oznaczone datą oraz czy dołączone są odpowiednie załączniki.
2 Korespondencję nie odpowiadającą wymogom, o których mowa w ust. 1, sekretariat zwraca do uzupełnienia referentowi.
3. Do obowiązków sekretariatów komórek organizacyjnych należy w szczególności:
1) dokonanie adnotacji na kopii pisma (lub w odpowiednim zbiorze na nośniku informatycznym) o jego wysyłce;
2) kopertowanie i adresowanie korespondencji (w prawej dolnej części zamieszcza się adres odbiorcy, składający się z imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji, nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwy ulicy i numerem nieruchomości);
3) zwrot kopii wysłanych pism referentowi, w celu wpięcia do dokumentów sprawy.

§ 42.

1. Do obowiązków Kancelarii, jako punktu wysyłki korespondencji należy, w szczególności:
1) segregowanie pism przeznaczonych do wysyłki;
2) ewidencja listów poleconych w książce pocztowej;
3) ewidencja listów zwykłych w kartach doręczeń zwykłych przesyłek pocztowych;
4) ewidencja listów miejscowych w książce doręczeń przesyłek miejscowych;
5) przekazywanie przesyłek i korespondencji wychodzącej na pocztę lub do punktu wymiany;
6) pobieranie i rozliczanie się z zaliczek pobranych na poczet wysyłanych paczek, listów pobraniowych oraz listów zagranicznych.



Rozdział X
Przekazywanie akt do archiwum zakładowego


§ 43.

W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urząd prowadzi archiwum zakładowe.

§ 44.

1. Komórki organizacyjne dokonują w I kwartale każdego roku przeglądu akt, celem wyłączenia akt spraw zakończonych i przekazania ich do archiwum zakładowego urzędu.
2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie 2 lat, kompletnymi rocznikami.

§ 45.

Dyrektor komórki organizacyjnej ustala każdorazowo z pracownikiem, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, termin przekazywania akt do archiwum zakładowego, przez poszczególne komórki organizacyjne.

§ 46.

1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów.
2. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę;
2) usunięcie części metalowych, folii;
3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów, według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt;
4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych;
5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie zgodnie z § 22 ust. 4, uzupełniony o datę ostatniej sprawy w teczce;
6) w odniesieniu do akt kategorii A – wyłączenie wtórników, spięcie plastikowym klipsem biurowym, ponumerowanie stron i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.
3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii „A” i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii „B”, z których jeden z każdej kategorii pozostaje w komórce przekazującej akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
4. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 7.
5. W przypadku nienależytego przygotowania akt do przekazania pracownik archiwum zakładowego ma obowiązek odmówić ich przyjęcia i powiadomić o tym swojego przełożonego oraz dyrektora danej komórki organizacyjnej.

§ 47.

Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne, z obowiązkiem zwrotu do archiwum zakładowego.



Rozdział XI
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych


§ 48.

Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędzie, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych.

§ 49.

Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:
1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej;
2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną;
3) prowadzenia wszelkich rejestrów, dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów;
4) udostępnienia upoważnionym pracownikom:
a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:
– edytorów tekstów,
– arkuszy kalkulacyjnych,
– baz danych,
– programów graficznych,
– oprogramowania antywirusowego,
b) zakupionych innych baz danych;
c) utworzonych w urzędzie baz danych.
5) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów;
6) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu.

§ 50.

1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników;
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. Dostęp do zbiorów danych, zawartych w komputerach, ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikujących pracownika;
2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień;
3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.
2. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:
a) operacyjnego,
b) narzędziowego,
c) aplikacyjnego,
2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu;
3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
3. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.



Rozdział XII
Postępowanie z aktami zastrzeżonymi


§ 51.

1. W postępowaniu z dokumentacją oznaczoną klauzulą „zastrzeżone” stosuje się tryb ustalony w odniesieniu do akt jawnych, z uwzględnieniem wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w urzędzie.
2. Szczegółowy tryb postępowania z dokumentacją niejawną oznaczoną klauzulą „zastrzeżone” określają odrębne przepisy.



Rozdział XIII
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych


§ 52.

1. Nadzór ogólny nad prawidłowym stosowaniem postanowień niniejszej instrukcji należy do kompetencji Dyrektora Generalnego Urzędu.
2. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora komórki organizacyjnej.
3. Obowiązki dyrektora komórki organizacyjnej w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez podległych mu pracowników oraz udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:
1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek;
2) prawidłowości załatwiania i znakowania spraw;
3) terminowości załatwiania spraw;
4) prawidłowości obiegu dokumentacji;
5) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.
4. Dyrektor komórki organizacyjnej umożliwia podległym pracownikom, zapoznanie się z przepisami z zakresu czynności kancelaryjnych.



Rozdział XIV
Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej


§ 53.

1. W przypadku likwidacji lub reorganizacji komórki organizacyjnej akta spraw nie załatwionych, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przejmuje komórka, która jest następcą prawnym komórki likwidowanej lub reorganizowanej. Kopie spisu przekazuje się do archiwum zakładowego.
2. Pozostałe akta likwidowanej komórki organizacyjnej, uporządkowane zgodnie z ustaleniami niniejszej instrukcji, przekazuje się do archiwum zakładowego.


1) Zmiany ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2000 r. Nr 12, poz. 136 i Nr 39, poz. 462, z 2001 r. Nr 22, poz. 247, Nr 27, poz.298, Nr 56, poz. 580, Nr 110, poz. 1189, Nr 123, poz. 1353 i Nr 154, poz. 1800, z 2002 r. Nr 74, poz. 676, Nr 89, poz. 804 i Nr 153, poz. 1271 oraz z 2003 r. Nr 17, poz. 155.





Wersja do drukuPowrót


Data publikacji:
       2004-07-02
Opublikowany przez: Małgorzata Woźniak-Juhre

Statystyka strony: 29435 wizyt

 
 

Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej jest udostępniania na wniosek.

Informacja publiczna, która może być niezwłocznie udostępniona, jest udostępniana w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku.

Biuletyn Informacji Publicznej
 
2001-2019 © by Ministerstwo Zdrowia.